Резолюция за документа: пример, примери

Всеки служител на персонала знае за съществуването на такива подпори като разделителна способност. В документа това е посочено от директора на организацията. Да разгледаме тези детайли по-подробно.

Обща информация

Решения на ръководителя по документи да изразят писмено указание за реда за изпълнение или използване на акта. Тези подпори се намират на входящи или местни документи. също е поставена резолюция относно документите служители на висши органи. В допълнение към официалните актове, това изискване е налице при обжалване от граждани.

На практика съдържанието на протокола определя процедурата за решаване на определен проблем, искане, разглеждане на заявление. Просто казано, тези реквизити изразяват отношението на служителя към съдържанието на акта.

Резолюция за документа: образец

Нормативните актове определят структурата на подпорите. Тя трябва да съдържа следните елементи:

1. Инициали и фамилия на изпълнителя.
2. Съдържание на действията (задача).
3. Краен срок за завършване.
4. Подпис на началника.
5. Дата.

В зависимост от съдържанието на записа някои елементи може да липсват.

класификация

В рамките на дейността на предприятието,различни управленски въпроси, които изискват конкретни решения. В някои случаи действията за конкретен проблем могат да бъдат типични. В съответствие с това, видовете резолюция по документите, Реквизитите могат да бъдат специфични или общи.

Първите се изразяват чрез глагол, стоящ в императивно настроение или в неопределена форма. Те са адресирани към конкретни лица. Как да погледнемИма ли някакви резолюции по документите? примери е възможно да се стигне до такива: "За изпълнение", "За информация" и др.

съдържание

Резолюция относно документа трябва да отразяват информацията в съкратена форма. Думите обаче трябва да бъдат избрани ясни и конкретни. При необходимост трябва да има изчерпателно указание за естеството и реда за изпълнение на акта. Така че надписът "Решете как да се съгласите" не може да се разглежда като решение. Документът не позволява така наречените предварителни инструкции. Сред тях може да се каже: "Моля, дойдете при мен", "Отговори след преговорите" и т.н.Резолюция относно документа може да определи няколко изпълнители. Служител, чието първо име е първо, обикновено се счита за отговорно лице.

условия

Те се определят от мениджъра въз основа насъдържанието на разглеждания документ. Директорът може също така да използва типичните крайни срокове, определени за определени действия. Срочната дата се посочва с цифри. Датата на самата резолюция също е съставена.

контрол

Ако се предполага надзор над изпълнениетодокумент, резолюцията може да посочи конкретния служител, отговорен за него. Ако контролът се разпростира върху част от действието, броят на съответните точки или секции се отразява в необходимите. Във всеки случай документът трябва да бъде маркиран. Това може да е думата "Контрол" или просто буквата "К". Той се поставя в лявата част на документа срещу заглавието или върху частта, върху която се създава надзор.

Важен момент

Чрез общи правила за документа не можеда присъстват на повече от една резолюция. Можете да посочите няколко детайла, ако тяхното съдържание не е дублирано. В повечето случаи тези решения уточняват правилата за изпълнение на документа.

поставяне

Всеки мениджър трябва да знае как резолюция по документа, Това подпори се поставя на първия лист на акта вв горния ъгъл. Той обикновено се намира между текста и адресата. Ако има нужда от издаване на сложна разделителна способност, в която има две или повече инструкции или няколко инструкции, те могат да бъдат поставени на всяко свободно място в предната част на първия лист. В този случай реквизитите не трябва да засягат текста и да отидат до полетата.

За да изберете текста на инструкцията, ви е необходимапоставете под ъгъл. В някои случаи резолюцията може да бъде съставена на отделен лист. В същото време трябва да има бележка за наличието на такова заявление. В допълнение към подписа, в този случай се посочват фамилното име и инициалите на автора. Такива резолюции понякога се наричат ​​"абстракт". Този термин е много често срещан в публичната администрация. Ако има нужда от издаване на разрешение на отделен лист, той може да бъде написан на ръка или отпечатан.

Проблеми с работата в офиса

Струва си да се каже, че разглеждането на актове иформулирането на резолюции е доста сложно. Упълномощеният служител трябва да вземе предвид многото нюанси, както организационни, така и психологически. Често въвеждането на входящи актове започва с издаването на решения. Във връзка с това значението на тези подпори като средство за управление понякога е абсолютизирано. Правилата за управление на офиси на много организации предвиждат, че по-голямата част от входящата документация, независимо от съдържанието и нивото на важност, се изпраща първо до главата. Той преглежда входящите документи и прави подходящи забележки.

След това документите се изпращат додиректни изпълнители. Тази процедура има редица недостатъци. На първо място, продължителността на чакането за акт на неговото разглеждане в редица случаи надхвърля периода на работа с нея многократно. В същото време процесът може да отнеме до 80% от времето от общото време за изпълнение на заданието. Освен това се установява, че ръководителят на отдела отнема средно два дни в седмицата, за да преглежда кореспонденцията. В резултат желанието на директора да покрие целия обем на входящата поща води до забавяне на изпълнението на инструкциите. Освен това, мениджърите непрекъснато се разсейват от решаването на актуални въпроси на управлението.

Възможни изходи от ситуацията

Можете да решите проблемите по няколко начина. Най-оптималният вариант е създаването на специална служба, отговорна за предварителното разглеждане на входящата кореспонденция. Служителите в този отдел ще определят кой и къде да прехвърлят деянието. В този случай трябва да се вземе предвид не толкова адресатът, посочен в документа като негово съдържание. Специалистите препоръчват да се съставят списъци с видове документи, въпроси, длъжностни лица или звена, които трябва да бъдат изпратени до тях. Такива списъци ще позволят да се изключи получаването на излишна информация от главата и да се ускори получаването й от служителя.

Ръководството трябва да получи най-важнотодокументи. Те включват по-специално включва инструкции, постановления, решения и други актове на по-високите структури. Говори се, че практиката на много режисьори предизвиква недоразумение. Лидерите се опитват да се отнасяме към всички входящи документи, твърдейки, че е необходимо да бъдат запознати с всички делата на организацията. В такива случаи, можете да създадете списък с кореспонденция, получена всеки работен ден, седмица, което показва, че служителите определени действия бяха насочени.

Спестете време

За да намалите времето, необходимо за издаване на резолюцииПомощник или секретар може предварително да разработи стандартен текст и да предложи на главния. Ако директорът е съгласен със съдържанието, той ще трябва само да подпише и да посочи датата. Използваните резолюции могат да бъдат напълно формализирани. Повечето от тях, с изключение на някои, имат типичен, повтарящ се характер. Всички те могат да бъдат намалени до 10-15 варианта и отпечатани на лист. При прегледа на документа главата подчертава необходимата резолюция. Този лист следва акта на изпълнителя по йерархичната стълбица.

допълнително

Съдържанието на резолюцията определя редаизпълнение на документа, отрицателно или положително решение на въпроса, поставен в закона. Като се има предвид това, много режисьори в подпорите използват различни нотационни системи. Те дават възможност за маневриране в рамките на официалния характер на работата в офиса.

Като правило се използват символикогато утвърждава резолюции относно молби от граждани и в хода на лични приеми. Така че в една от организациите в случай на положително решение на въпроса инструкцията, включена в акта пред клиента, не е приета за изпълнение при отсъствие на бележка "информира". В друго предприятие резолюцията не е била изпълнена, ако е била написана в черно, а не в лилаво мастило. Създаването на такива "специфични" правила не е необичайно. Често използването на конвенции прави възможно избягването или, напротив, бързото решаване на сложни проблеми, възникнали в рамките на работата с персонала.