Организиране на работа с документи

Организиране на работа с документи на персоналаоказва специално въздействие върху качеството на функционирането на административния апарат, както и върху формирането и културата на труда на служителите. Колкото по-професионална е работата, толкова по-успешна е дейността на предприятието като цяло.

Вътрешен работен поток на всяко предприятиевключва различни дейности за подготовка, поддръжка, попълване, копиране, предаване на бизнес информация. Както показва практиката, около 70% от всички служители харчат за тези дейности. Трябва да се каже, че организацията на работа с документи става все по-важна. Днес тази дейност се счита за един от основните фактори за конкурентоспособността на едно модерно предприятие.

Организацията на работата с документите предполагаспециален подход към получените и обработени бизнес данни, координация на процесите на формиране и промяна на разпространението на информацията. Подходящата организация на работата с документи намалява времето за търсене, увеличава точността, своевременността на данните, премахва излишъка.

Предвид дългосрочната практика бяха разработени три основни типа работа с документация: смесени, децентрализирани и централизирани.

Последната форма предвижда концентрациятаразнообразие от съществуващи структуриращи операции в поведението на една единица в предприятието. Такова подразделение може да бъде генерален или персонал, канцелария и т.н. Документацията може да се поддържа от едно лице, което е секретар. Във всеки случай отговорността на звеното или на един служител ще включва изпълнението на пълен цикъл от дейности по обработка от получаването до прехвърлянето в архивния отдел. Тези дейности включват приемане, обработка на бизнес информация, регистрация, съхранение, контрол на изпълнението, изпращане, референтни и информационни операции, систематизиране преди прехвърлянето в архива.

Централизирана организация на работата с документисе счита за най-рационално и в това отношение и по-предпочитано. Това важи особено за малките предприятия. Когато се използва този метод за систематизиране на документацията, разходите за дейностите по обработка на информация се намаляват значително. Освен това организацията на труда на служителите се подобрява значително. С тази форма на организация на работния поток, офис оборудването е най-ефективно, постига се единство в методологическите и управленски дейности, свързани с обработката на документацията.

Обратната централизирана система едецентрализирана схема. В този случай за всяка единица се създава собствена документация. В тези единици всички операции се извършват автономно. Децентрализираната система е по-характерна за институциите и организациите, които се различават в териториално несъответстващ апарат. Освен това тази система на работа е подходяща и за тези предприятия, документацията, в която се различава в определена специфика (например, е необходимо да се осигури защита на информацията).

Най-често срещаната, междувременно формае смесена система. В този случай в централната единица се изпълнява определена част от всички операции (по правило, за получаване и обработка на изпратени и получени документи, съхранение, копиране). В структурните отдели на предприятието се извършват дейности за печат (създаване), поръчване, съхранение и подготовка за доставка в архива.

Изборът на тази или онази схема на работа с документацията се извършва в съответствие със структурата на самото предприятие.